Przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Zmiany i wytyczne
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentacja pracownicza, taka jak na przykład listy płac czy akta osobowe, powinna być przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono stosunek pracy. Jest to znaczne skrócenie w porównaniu do poprzedniego wymogu, który wynosił nawet 40 lat przed 2019 rokiem. Dzięki nowelizacji przepisów, przedsiębiorstwa mogą lepiej zarządzać archiwizacją dokumentów, unikając niepotrzebnego nagromadzenia papierów.
Okres przechowywania dokumentów księgowych i innych dokumentów firmowych
Dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat, zaczynając od nowego roku po roku, którego dotyczą. To obejmuje deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe oraz różnego rodzaju dowody księgowe. Jest to standardowa praktyka, umożliwiająca organizacjom zachowanie zgodności z Ordynacją Podatkową oraz ustawą o rachunkowości. Ważne jest również, aby pamiętać o dokumentach związanych z ZUS, które również muszą być przechowywane przez okres 5 lat.
Profesjonalne niszczenie dokumentów. Kiedy i jak należy je wykonać?
Niszczenie dokumentów, które wykonuje chociażby ta firma - https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow - nie jest czynnością, którą nie może być zrobiona lekkomyślnie. Profesjonalne niszczenie dokumentów powinno być planowane zgodnie z okresami przechowywania. Gdy dokumenty nie są już potrzebne i minął wymagany okres ich archiwizacji, należy je zutylizować w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Utylizacja dokumentów powinna odbywać się przy użyciu odpowiednich maszyn, takich jak niszczarki, które zapewniają, że dane nie będą mogły zostać odtworzone lub wykorzystane w niewłaściwy sposób.
Znaczenie profesjonalnej archiwizacji i utylizacji
Prawidłowe przechowywanie i niszczenie dokumentów nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale także chroni informacje przed nieautoryzowanym dostępem. W dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych i naruszeń danych, profesjonalne podejście do archiwizacji dokumentów i ich niszczenia jest niezbędne dla ochrony interesów firmy i jej klientów.
Zarządzanie dokumentacją, od momentu jej utworzenia, przez archiwizację (https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow) aż po profesjonalne niszczenie dokumentów, jest ważnym elementem działalności każdej organizacji. Zrozumienie i stosowanie się do wytycznych dotyczących okresów przechowywania i niszczenia dokumentów gwarantuje nie tylko zgodność z prawem, ale także wysoki poziom bezpieczeństwa i prywatności.
