Z jakimi wyzwaniami wiąże się wdrożenie KSeF w firmie?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to stworzona przez Ministerstwo Finansów platforma informatyczna, która służy do wystawiania i udostępniania kontrahentom faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). Po wielu zmianach w zakresie terminu wejścia w życie rozwiązanie to ostatecznie stanie się obowiązkowe dla wybranych firm od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność integracji z KSeF obecnie wykorzystywanych systemów informatycznych.
Wdrożenie KSeF i wykorzystanie oficjalnego API może nastręczać wielu trudności – wynikają one nie tylko z faktu, że rozwiązanie to jest nowością, ale również z kilku innych przyczyn. Po pierwsze, zajmujący się integracją KSeF zespół IT musi wykazać się sporą wiedzą techniczną (choćby z zakresu kryptografii asymetrycznej czy obsługi certyfikatów X.509).
Po drugie, udostępniona przez Ministerstwo Finansów dokumentacja pozostawia wiele do życzenia. Z tego powodu programiści, zamiast koncentrować się na procesach biznesowych, muszą włożyć wiele wysiłku w zrozumienie aspektów technicznych.
Wdrożenie z użyciem oficjalnego API nie jest jednak jedyną możliwością. Na rynku pojawiły się już gotowe narzędzia, które znacznie uproszczą proces integracji z KSeF w firmie.
Integracja z KSeF – jakie są dostępne rozwiązania?
Aby zintegrować wykorzystywane oprogramowanie z KSeF, przedsiębiorca ma do wyboru dwie możliwości. Pierwszą z nich jest skorzystanie z API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, a drugą wybór rozwiązania komercyjnego, które zostało zaprojektowane z myślą o szybkim i łatwym wdrożeniu. Jakie są między nimi różnice? Oto porównanie:
• API KSeF udostępnione przez Ministerstwo Finansów – to rozwiązanie może okazać się czasochłonne i kosztowne m.in. ze względu na nieprzystępną dokumentację, duże wymagania w zakresie kompetencji technicznych zespołu IT, brak zadowalającego wsparcia technicznego i ryzyko biznesowe związane z błędami czy koniecznością aktualizacji systemu;
• Komercyjne KSeF API – to sprawdzone narzędzie, którego zadaniem jest maksymalne uproszczenie procesu integracji z KSeF. Przy jego użyciu możliwe jest szybkie dostosowanie systemów firmy do nowych wymogów i ograniczenie kosztów do niezbędnego minimum.
Jak wykorzystanie gotowego narzędzia ułatwia integrację z KSeF?
Komercyjne narzędzie oferuje gotowe rozwiązania, dzięki którym proces wdrożenia KSeF nie jest czasochłonny. To z kolei sprawia, że firma ma więcej czasu na przeszkolenie pracowników. W rezultacie organizacja w minimalnym stopniu odczuje dostosowanie się do nowych obowiązków.
Co oferuje narzędzie komercyjne? To choćby:
• Wyczerpująca i przystępna dokumentacja. Przykładem dobrze napisanej i przydatnej dokumentacji mogą być materiały dostępne na stronie: https://ksefapi.pl/rest-ksef-api-dokumentacja/.
• Wsparcie techniczne. W razie wystąpienia problemów kontakt z zespołem technicznym dostawcy API nie sprawi trudności, a udzielone wsparcie będzie kompleksowe.
• Aktualizacje. W przypadku zmian sposobu działania KSeF czy nowelizacji przepisów to na dostawcy API spoczywa dostosowanie narzędzia do nowych wymogów.
• Niezbędne rozwiązania. Dzięki przejrzystemu i ustandaryzowanemu interfejsowi API oraz bibliotekom programistycznym (PHP, Java, .NET) wdrożenie KSeF przebiegnie sprawnie i łatwo.
