Co zamiast arkuszy kalkulacyjnych?
Wielu menedżerów budowlanych tkwi w przyzwyczajeniu do prostych sposobów kontrolowania budżetu. Działają one poprawnie, dopóki skala przedsięwzięcia pozostaje niewielka. Sytuacja komplikuje się drastycznie przy realizacji kilku inwestycji jednocześnie lub gdy pojedynczy projekt zaczyna angażować dziesiątki podwykonawców. Właśnie w takich realiach swoje zastosowanie znajduje Jengo. Jest to system zaprojektowany z myślą o specyfice branży budowlanej, który wypełnia lukę między prostym notowaniem wydatków a skomplikowanymi systemami ERP, często zbyt drogimi i trudnymi we wdrożeniu dla średnich firm.
Kiedy zacząć szukać alternatyw?
Pierwszym sygnałem ostrzegawczym jest utrata kontroli nad wersjonowaniem dokumentów. Jeśli Twój zespół traci godziny na ustalanie, który harmonogram rzeczowo-finansowy jest aktualny, albo która wersja budżetu została zatwierdzona przez inwestora, oznacza to marnowanie zasobów. Praca na nieaktualnych danych prowadzi do błędnych decyzji zakupowych, a w konsekwencji do strat. Dedykowane systemy eliminują ten problem, oferując jedno źródło prawdy dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników w czasie rzeczywistym. Każda zmiana jest rejestrowana, a dostęp do historii edycji pozwala szybko wyjaśnić ewentualne nieporozumienia.
Kolejnym aspektem jest brak spójności między postępem prac a stanem fakturowania. W natłoku obowiązków łatwo przeoczyć fakturę, zapłacić ją podwójnie lub uregulować należność za roboty, które nie zostały jeszcze odebrane przez inspektora nadzoru. Arkusz kalkulacyjny nie wyśle powiadomienia o zbliżającym się terminie płatności ani nie zablokuje przelewu, jeśli wartość faktur przekroczy założony budżet na dany element robót. Programy do zarządzania inwestycjami posiadają wbudowane mechanizmy walidacji, które automatycznie ostrzegają przed przekroczeniem limitów kosztowych, chroniąc marżę wykonawcy.
Finanse pod lupą - precyzja zamiast szacunków
Utrzymanie rentowności kontraktu wymaga precyzji. Tradycyjne metody raportowania, opierające się na miesięcznych zestawieniach, dostarczają wiedzy historycznej. Dowiadujesz się z nich, że strata już nastąpiła. Nowoczesne zarządzanie polega na działaniu wyprzedzającym. Wdrożenie systemu klasy PMS (Project Management System) warto rozważyć, gdy zależy Ci na bieżącym monitorowaniu odchyleń od budżetu. Zamiast czekać na koniec miesiąca, masz podgląd na sytuację finansową każdego dnia.
Usprawnienie komunikacji i obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza proces decyzyjny. Faktura po zeskanowaniu (lub wpłynięciu w formie elektronicznej) trafia natychmiast do właściwej osoby merytorycznej w celu opisania i akceptacji. Ścieżka akceptacji może być dowolnie konfigurowana – w zależności od kwoty czy rodzaju kosztu dokument może wymagać zatwierdzenia przez kierownika budowy, dyrektora kontraktu, a na końcu przez zarząd. Co ważne, wszystko dzieje się w systemie, bez konieczności fizycznej obecności decydentów w biurze. Możliwość akceptacji faktur z poziomu urządzenia mobilnego sprawia, że procesy nie zatrzymują się nawet, gdy kadra zarządzająca przebywa w delegacji.
Podsumowanie
Wdrożenie nowego systemu informatycznego nigdy nie jest procesem łatwym. Wymaga zmiany nawyków, przeszkolenia personelu i przeorganizowania dotychczasowych procedur. Jednak odwlekanie tej decyzji zazwyczaj generuje wyższe koszty niż sama inwestycja w oprogramowanie. Jeśli Twoja firma planuje rozwój, chce realizować coraz ambitniejsze projekty i dbać o wysoką rentowność kontraktów, porzucenie arkusza kalkulacyjnego na rzecz profesjonalnego oprogramowania staje się naturalnym etapem ewolucji przedsiębiorstwa.
